Conditions Générales de Services

1. Objet du contrat

Les présentes Conditions Générales de Service (CGS) ont pour objet de définir les droits et obligations des parties dans le cadre de l’utilisation de la Solution QHSE.ai, à l’exclusion de tout autre terme et condition, et notamment des conditions générales d’achat du Client, sauf acceptation expresse, écrite et préalable de QHSE.ai. Pour les personnes publiques, les stipulations impératives de leurs CCAP/CCTP ne s’appliquent qu’en cas d’acceptation expresse et écrite de QHSE.ai. Les Services sont exclusivement destinés aux professionnels (B2B).

QHSE.ai est une solution en ligne d’assistance et de conformité destinée à faciliter la gestion QHSE de ses utilisateurs. Elle propose notamment :

• Accès à la Solution QHSE.ai
• Accès à un assistant conversationnel (IA) réglementaire QHSE
• Cadre et veille réglementaire QHSE
• Accès à des tableaux de bord de niveau de conformité
• Élaboration de plans d’action QHSE
• Assistance en ligne par des experts

Les Services fournis dépendent de la formule d’Abonnement souscrite par le Client.

2. Définitions

Dans les présentes Conditions Générales, chaque expression mentionnée ci-dessous aura la signification donnée dans sa définition, à savoir :

− QHSE.ai : Désigne collectivement l'ensemble de l'écosystème mis à disposition par la société, comprenant notamment la Solution (plateforme logicielle sous licence), le Service (prestations associées à la mise en œuvre et à l'utilisation de la Solution), le support technique et fonctionnel, le site internet institutionnel détaillant les fonctionnalités et les modalités d'accès aux offres d'abonnement, l'équipe dédiée à la gestion et au développement de l'écosystème QHSE.ai, ainsi que les différentes formules d'abonnement régissant l'accès et l'utilisation de la Solution et du Service

− Abonnement : engagement contractuel consistant en la souscription à la Solution par le Client, pour une durée et un périmètre fonctionnel précisés à la Commande ; et moyennant une contrepartie financière pour QHSE.ai.

− Anomalie : anomalie qui, unitairement ou cumulée, rend impossible l’utilisation normale de tout ou partie des fonctionnalités de la Solution.

− Client : personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public, ayant souscrit un Abonnement à la Solution, en vue de son utilisation.

− Commande : souscription par le Client d’un Abonnement au Service, par le choix d’une formule d’abonnement proposée sur QHSE.ai.

− Données : contenus et données, de quelque nature que ce soit (textes, images, visuels, vidéos, etc.), hébergées par QHSE.ai dans le cadre du présent Contrat, en ce inclus les données à caractère personnel des Utilisateurs.

- Hébergement : Désigne l'ensemble des services techniques et des infrastructures (serveurs, stockage, bande passante, etc.) mis à disposition par QHSE.ai ou ses sous-traitants pour stocker, rendre accessible et assurer le fonctionnement de la Solution et des Données du Client, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, conformément aux niveaux de service et de sécurité définis dans les présentes Conditions Générales.

− Maintenance Corrective : correction des Anomalies de la Solution.

- Personnalisation : Action de configurer la Solution pour l'adapter aux besoins spécifiques du Client, notamment la création du descriptif d'activité, l'adaptation au langage interne et la prise en compte des spécificités réglementaires personnalisées.

− Service : Prestations fournies par QHSE.ai au Client, dépendant de la formule d’abonnement souscrite, et incluant l’accès et la configuration de la Solution, l’utilisation de la Solution, le Support, et les Services Optionnels le cas échéant.

− Services Optionnels : services additionnels pouvant être souscrits par le Client lors de la Commande, tels que, notamment, mais sans limitation : hébergement des données chez le client (on Premise), intégration de nouvelles données dans le périmètre d’analyse, gestion multi sites d’une entreprise (cf. Partie II).

− Solution : Ensemble des fonctionnalités offertes au Client, incluant l’accès à l’assistant conversationnel (IA), le cadre et la veille réglementaire QHSE, l’élaboration de plans d’action, l’accès au tableau de bord de niveau de conformité, et l’assistance en ligne par des experts.

− Support : services d’aide à la réalisation, ou à l’utilisation de la Solution, fournis par QHSE.ai au Client, dans les conditions prévues aux présentes Conditions Générales et à la Commande.

− Utilisateurs : personnes physiques, placées sous l’autorité du Client, et susceptibles d’utiliser la Solution.

PARTIE I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Les présentes dispositions s’appliquent à toute souscription au Service, quelle que soit la formule d’Abonnement choisie par le Client.

Les dispositions spécifiques aux Services optionnels sont traitées dans la Partie II.

Les présentes CGS sont validées lors de la création du Compte Utilisateur. Toute modification des CGS doit être validée par l’Utilisateur avant toute nouvelle connexion à son Compte Utilisateur. QHSE.ai informera l’Utilisateur par email des changements intervenus au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, afin que le Client puisse en prendre connaissance et, s’il le souhaite, résilier son Abonnement.

I.3. Souscription au Service - Abonnement

Afin de souscrire au Service, le Client doit :

• Créer son Compte Client ;
• Passer Commande en choisissant l’une des formules tarifaires proposées sur QHSE.ai ;
• Accepter les présentes Conditions Générales de Service ainsi que la Politique de Confidentialité ;
• Régler le montant dû au titre de la première période d’Abonnement.

La souscription n’est définitive qu’après accomplissement de l’ensemble de ces étapes. QHSE.ai peut refuser la souscription pour motif légitime, notamment en cas de litige en cours ou passé avec le Client ou de suspicion d’usage frauduleux de la Solution.

L’Abonnement ne peut être annulé unilatéralement par le Client après souscription. En cas de résiliation anticipée non justifiée par un manquement grave de QHSE.ai (cf. art. 21), toutes les sommes dues au titre du Contrat deviennent exigibles et doivent être réglées dans un délai de 30 jours sur présentation de facture. Le Client conserve en revanche la faculté de ne pas reconduire l’Abonnement à son échéance.

I.4. Durée de l’Abonnement / Renouvellement

L’Abonnement est conclu pour la durée choisie à la Commande (un (1) an ou deux (2) ans). Il se renouvelle tacitement pour des périodes identiques, sauf dénonciation par l’une des Parties au moins trente (30) jours avant l’échéance, via le Compte Client ou par courriel. La résiliation prend effet à l’échéance de la période en cours. En cas de dénonciation conforme, si la redevance de renouvellement a déjà été prélevée, QHSE.ai rembourse le Client dans un délai maximum de trente (30) jours.

En cas de renouvellement tacite, la redevance est débitée la veille de l’échéance. En cas d’échec du paiement, QHSE.ai effectue des tentatives quotidiennes pendant un maximum de trente (30) jours sur les moyens de paiement configurés par le Client sur la Solution (carte bancaire ou mandat SEPA), conformément aux autorisations en vigueur, et informe le Client par courriel en cas d’échecs répétés.

I.5. Modification de l’Abonnement

Le Client peut à tout moment changer de formule d’Abonnement pour bénéficier de fonctionnalités supérieures. Le cas échéant, il passe une nouvelle Commande sur QHSE.ai ; l’Abonnement initial est résilié et le nouvel Abonnement prend effet immédiatement pour sa propre durée. Les sommes payées d’avance au titre de l’Abonnement initial sont imputées au prorata sur le nouvel Abonnement. En cas de choix d’une durée supérieure donnant lieu à de meilleures conditions tarifaires, l’avoir correspondant est crédité sur le compte du Client et imputé au prochain règlement.

QHSE.ai se réserve le droit de modifier ses tarifs, offres de gratuité, codes promotionnels ou réductions, sous réserve d’un préavis de trente (30) jours. Les nouveaux tarifs s’appliquent uniquement aux nouvelles souscriptions et aux renouvellements postérieurs à la date d’effet de la modification, et ne concernent pas les Abonnements en cours.

I.6. Documents Contractuels

L’Abonnement est régi par les documents suivants, par ordre de priorité décroissant :

1. La Commande ;
2. Les présentes Conditions Générales de Service.

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut. Toutefois, la Commande ne peut déroger aux clauses essentielles relatives à la propriété intellectuelle, aux données, à la responsabilité et à la confidentialité, sauf avenant écrit et signé entre les Parties.

I.7. Acceptation et Modification des Conditions Générales

Toute Commande d’un Abonnement emporte l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Service.

QHSE.ai peut modifier les CGS à tout moment. Les modifications sont notifiées au Client par courriel et via le Compte Client au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. Elles s’appliquent uniquement aux Abonnements en cours à l’expiration de ce délai.

Si le Client refuse les modifications, il peut résilier son Abonnement depuis son Compte Client ou par courrier recommandé avec accusé de réception, pendant le délai de préavis. Dans ce cas, les dispositions de l’article « Conséquences de la fin de l’Abonnement » s’appliquent.

I.8. Offre Découverte

Le client déclare avoir eu l’opportunité de découvrir la solution QHSE.ai, grâce à la souscription de l’offre Découverte sur QHSE.ai, et avoir ainsi pu prendre connaissance des potentialités, des limites, et des fonctionnalités de la solution, et notamment que les informations et recommandations fournies par la solution sont indicatives et doivent être complétés par l’expertise utilisateur. Les informations fournies ne constituent pas un avis juridique.

De telle sorte qu’il déclare être parfaitement informé de la nature et des caractéristiques de la Solution, et qu’il a pu vérifier l’adéquation de la Solution à ses besoins.

Le Client reconnaît que la Solution ne s’apparente pas à une prestation personnalisée de remplacement d’une fonction humaine, et que certaines fonctionnalités de la solution nécessitent des compétences QHSE humaines au regard de ce que souhaite voir développer le client dans son objectif de mise en conformité réglementaire. En particulier, le Client est informé qu’il ne bénéficiera pas nécessairement d’un suivi personnalisé par un membre spécifique de l’équipe Support de QHSE.ai, celle-ci étant mutualisée pour l’ensemble des Clients de la Solution. Il pourra au titre d’une prestation supplémentaire contractualisée avec un consultant QHSE.ai, solliciter un accompagnement humain pour ses actions d’audit, de planification, de management ou de présence terrain.

L’utilisation de la Solution nécessite l’accès par le Client à un réseau de télécommunications. Ce service n’est pas inclus dans le Contrat et devra être fourni par un opérateur de télécommunications sous la responsabilité et sous le choix du Client, qui fait son affaire personnelle, à ses frais exclusifs de la mise en place, la maintenance et la connexion des différents éléments de la configuration et des moyens de télécommunications nécessaires pour accéder à la Solution.

I.9. Période d’essai (bêta-test)

Le Client peut avoir été invité à souscrire au Service dans le cadre d’une période d'essai de quatre-vingt-dix (90) jours calendaires commençant à courir à la date d'ouverture du Compte Client. Cette période d'essai gratuit est destinée à permettre au Client de tester les fonctionnalités de la Solution alors que celle-ci est en cours de construction, en échange de retour sur ses besoins et sur les fonctionnalités proposées. À l’issue de cette période d'essai, La Solution sera désactivée, sauf souscription à un abonnement annuel.

Pendant la période d’essai, QHSE.ai décline toute responsabilité quant au Support, à la disponibilité de la Solution et aux garanties relatives au Service, tant en termes de fonctionnalités, qu'à l'exception des garanties relatives à la protection des données personnelles.

Le Client reconnaît que, compte tenu du caractère gratuit de la Solution, celui-ci est fourni en l’état, sans engagement de QHSE.ai quant à la qualité ou la disponibilité de la Solution. Par ailleurs, le Client ne pourra bénéficier des services optionnels.

Toutes les Données renseignées par le Client pendant la période d'essai seront, sauf Commande ferme du Client d’un abonnement au Service, effacées dans un délai de 30 jours à compter de la fin de la période d’essai.

I.10. Caractéristiques techniques de la Solution

Par défaut, et sauf indication contraire à la Commande, la Solution aura les caractéristiques « de base » suivantes :

• Accès à son compte client
• Accès à son descriptif permettant la personnalisation de l’outil
• Génération par l’IA de son cadre réglementaire
• Fonction recherche des textes par mots clés
• Accès aux résumés des textes ainsi qu’à l’analyse argumentée de l’IA sur leur applicabilité
• Accès à l’assistant conversationnel IA personnalisé
• Alerte des nouveaux textes applicables en continu avec système d’alerte
•  Accompagnement individuel pour la personnalisation de son expérience (création du descriptif et adaptation au langage interne)

Ces caractéristiques et fonctionnalités sont soumises à une politique d'utilisation raisonnable détaillée dans l'Annexe 1 (AUP). Le Client peut, lors de la Commande ou d’une Commande ultérieure, faire évoluer ces caractéristiques et rajouter des fonctionnalités.

I.11. Création du Compte Client

Pour créer son Compte Client, le Client doit fournir à QHSE.ai les informations nécessaires à l’exécution du contrat (base légale : article 6‑1 b RGPD), notamment : nom, prénom, adresse e‑mail professionnelle et, lorsque cela est justifié pour l’organisation du support ou de la facturation, un numéro de téléphone. Pour la configuration de l’entreprise : dénomination ou raison sociale, siège social, numéro SIRET et/ou RCS, coordonnées du contact Client et des Utilisateurs.

Les données de paiement (RIB, carte bancaire) sont traitées exclusivement par nos prestataires agréés, conformément à l’avenant de sous‑traitance (art. 28 RGPD/DPA). QHSE.ai n’y a pas accès.

Le Compte est accessible via identifiant et mot de passe confidentiels, que le Client doit régulièrement modifier. Les mots de passe doivent comporter au minimum douze (12) caractères, dont au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial. Il est en outre recommandé d’activer l’authentification multifacteur (MFA/2FA). Toute divulgation à des tiers non autorisés engage la responsabilité du Client.

I.12. Confidentialité

Le Client s’engage à mettre à la disposition de QHSE.ai, à titre strictement confidentiel, tous les éléments qu’il lui sera possible de fournir à cette dernière et qui sont utiles à la réalisation du cadre réglementaire. Les informations ainsi communiquées dans le cadre d’une commande restent la propriété exclusive du Client et QHSE.ai s’engage à les conserver confidentielles dans les conditions ci-après.

Chaque Partie s’engage à conserver confidentiel toutes les informations orales ou écrites concernant l’autre Partie, ses activités, ses produits, ses services ou sa publicité, dont elle pourrait avoir connaissance à l’occasion de la réalisation de la personnalisation de la solution. À ce titre, les Parties s’engagent à ne pas communiquer ces informations à des tiers, à l’exclusion de ceux pour lesquels la communication de telles informations confidentielles serait nécessaire à la bonne exécution de la Commande et sous réserve que ces tiers soient eux-mêmes liés par de telles obligations de confidentialité.

Les Parties prendront les mêmes mesures de sécurité pour protéger les informations confidentielles de l’autre Partie que celles qu’elles prennent pour protéger leurs propres informations confidentielles et au minimum les traiteront selon les standards de l’industrie.

L’engagement de confidentialité figurant dans les présentes ne s’appliquera pas aux informations dont la Partie récipiendaire peut apporter la preuve :

• qu’elles étaient dans le domaine public au moment de leur communication par l’autre Partie ou viendraient à tomber dans le domaine public postérieurement à cette communication sans que cela résulte dans ce dernier cas d’une violation d’une obligation de confidentialité souscrite par la Partie recevant les informations, ou
• qu’elles étaient déjà connues licitement par la Partie récipiendaire avant leur première communication à celle-ci, ou ;
• que la Partie récipiendaire les a reçues d’un tiers de bonne foi n’ayant lui-même vis-à-vis de l’autre Partie aucune obligation de confidentialité concernant ces informations, ou
• que la législation ou la réglementation exige leur divulgation, mais uniquement dans les limites de cette exigence de divulgation.

Le devoir de confidentialité couvre également les obligations prévues par l’avenant de sous-traitance (art. 28 RGPD), incluant l’engagement de confidentialité des personnes autorisées à traiter des données pour le compte de QHSE.ai.

Cette obligation de confidentialité restera valable pendant une durée de cinq (5) ans suivant la date d’expiration ou de résiliation de la Commande concernée, quelle qu’en soit la cause.

I.13. Administration de la Solution

Le Client reste seul responsable des Données personnelles stockées dans la Solution, et garantit QHSE.ai contre toute Donnée illicite, dans les conditions exposées à l’article « Hébergement ».

QHSE.ai se réserve un droit de « supra‑administration » strictement limité aux besoins de maintenance, de support, de performance et de sécurité de la Solution. Cet accès est journalisé, restreint aux personnels habilités, proportionné aux finalités poursuivies, et exercé sur la base légale de l’exécution du contrat. Les données éventuellement consultées ne sont conservées qu’aussi longtemps que nécessaire au traitement du problème identifié et le Client en est informé en cas d’intervention significative.

I.14. Maintenance Corrective

I.14.1. Objet et périmètre

La Solution inclut la maintenance corrective des composants techniques servant de base au Service (pannes, anomalies, failles). Cette maintenance non planifiable vise à rétablir le service et la sécurité dans les meilleurs délais, QHSE.ai étant tenue d’une obligation de moyens.

I.14.2. Modalités d’intervention

Les corrections sont déployées par mises à jour automatiques, sans intervention du Client. Lorsque l’intervention est susceptible d’entraîner une interruption de la Solution, QHSE.ai intervient dans la mesure du possible en heures non ouvrées (week-end ou 21h-6h, heure de Paris) et informe le Client dès que raisonnablement possible (communication a posteriori si l’urgence l’exige). Un compte‑rendu d’incident peut être communiqué sur demande pour les interruptions supérieures à 30 minutes.

I.14.3. Exclusions

Les exclusions prévues à l’article « Support » (art. 16.4) s’appliquent également à la Maintenance corrective. QHSE.ai n’est en particulier pas responsable des anomalies résultant : (i) des Données, Contenus ou configurations du Client ; (ii) d’éléments tiers interfacés par le Client ; (iii) d’une utilisation non conforme de la Solution ; (iv) de l’infrastructure, du réseau ou des logiciels du Client.

I.15. Support

Tout Client dispose d’un service de Support, dont les modalités peuvent varier en fonction de la formule d’Abonnement choisie.

I.15.1. Champ d’application

Dans le cadre du Support, QHSE.ai reçoit toute demande liée à :

− L’aide à l’utilisation de l’Outil ;

− La correction d’Anomalies constatées sur la Solution ;

− Et d’une façon générale, toute demande relative à l’utilisation de la Solution ou aux dysfonctionnements pouvant affecter la Solution ;

Toute autre demande, notamment relative à l’Abonnement, ou aux évolutions fonctionnelles de la Solution, relève de l’équipe commerciale.

I.15.2. Procédure de Support

Toutes les demandes de Support devront être notifiées :

− Soit par le formulaire https://www.qhse.ai/support

− Soit par email à l’adresse suivante : support@qhse.ai

− Soit par téléphone exclusivement sur rendez-vous pris par email

L’Utilisateur peut aussi consulter à tout moment l’aide en ligne, sous forme de FAQ ou de blogs, disponible sur www.qhse.ai/faq

Horaires d’ouverture : QHSE.ai garantit une prise en charge de toute demande de Support durant les heures d’ouverture de sa société, du lundi au vendredi, de 8h30 à 18h (heures françaises).

Le Client s’engage à désigner un référent technique parmi son personnel, dont le rôle sera d’assurer le suivi auprès de QHSE.ai des demandes d’assistance formulées par les Utilisateurs, et de faciliter leur prise en charge. Le référent sera l’interlocuteur privilégié de QHSE.ai pour toute demande d’assistance technique sur la Solution.

I.15.3. Délais de prise en charge

Toute demande reçue au titre du Support sera prise en charge dans un délai de 24 heures ouvrées à compter de sa notification écrite par le Client, dans les conditions indiquées au présent article.

Le Client est informé que, compte tenu du volume et de la diversité des demandes au titre du Support, QHSE.ai ne peut s’engager que sur des délais de prise en charge des demandes au titre du Support, et non sur des délais de résolution des Anomalies notifiées par le Client.

QHSE.ai fera ses meilleurs efforts pour traiter les demandes du Client, et notamment pour résoudre les Anomalies constatées, dans les meilleurs délais, et ce dans le cadre d’une obligation de moyens.

Les Clients ayant souscrit à des Abonnements payant peuvent bénéficier d’un traitement prioritaire de leurs demandes de Support, en fonction de ce qui est indiqué à la Commande.

Toute Anomalie provenant de l’Outil mis à disposition par QHSE.ai sera traitée dans le cadre de mises à jour correctives déployées à l’ensemble des Clients et Utilisateurs de la Solution.

I.15.4. Exclusions du Support

QHSE.ai est dégagée de toute responsabilité, notamment en termes de délais d’intervention à l’égard de son obligation de Support sur des Anomalies résultant :

− De l’environnement et des paramétrages et logiciels, notamment logiciels tiers installés sur les postes Utilisateurs du Client

− De l’inadéquation, notamment en termes de débit et de bande passante, de la connexion Internet du Client,

− D’une mauvaise manipulation du Client dans la solution.

En outre, les Services de Support ne peuvent impliquer des opérations de maintenance ou d’assistance à l’utilisation de logiciels tiers, non fournis par QHSE.ai.

D’une manière générale, toute intervention de QHSE.ai nécessaire à une prestation ne faisant pas partie du contrat fera l’objet d’un devis complémentaire. Ceci inclut en particulier :

− La formation personnelle des Utilisateurs

− La réalisation de développements spécifiques ou complémentaires

− L’importation et l’exportation de données non prévues

− La connexion de la Solution à des systèmes tiers (API)

Toutes ces prestations pourront être réalisées dans le cadre d’un projet spécifique, sur devis préalable validé par le Client.

QHSE.ai se réserve le droit de facturer le temps passé sur des dysfonctionnements consécutifs à des incidents non pris en charge par le contrat, sur la base du tarif horaire en vigueur à la date de l’intervention.

L’assistance prévue au présent article ne se substitue pas à la formation que peut proposer QHSE.ai pour l’utilisation de la Solution, dans le cadre d’une prestation payante.

I.16. Hébergement

I.16.1. Niveaux de service (SLA)

QHSE.ai assure, directement ou via un sous‑traitant de son choix, l’hébergement de la Solution. QHSE.ai met en œuvre les moyens nécessaires pour atteindre un taux de disponibilité de 99,9 % par année civile, mesuré 24h/24, 7j/7, hors maintenances planifiées, conformément à l’Annexe 2 - SLA. L’« indisponibilité » s’entend d’une impossibilité d’accès à la Solution constatée par les systèmes de supervision de QHSE.ai (sont exclus les réseaux du Client et d’Internet en général).

• Maintenance planifiée : QHSE.ai peut procéder à des interventions d’amélioration ou de prévention, notifiées au moins 48 h à l’avance, réalisées en heures creuses (week-end ou 21h-6h, heure de Paris) dans la mesure du possible et dans les plafonds fixés par l’Annexe 2 (ex. 12 h/mois cumulées).
• Sécurité - urgence : en cas de faille de sécurité de nature à compromettre gravement la Solution ou les Données du Client, QHSE.ai peut interrompre sans préavis le Service pour y remédier ; le Client est informé dans les meilleurs délais. Aucune indemnité n’est due pour ces mesures nécessaires et proportionnées.

QHSE.ai ne peut être tenue pour responsable des indisponibilités dues : (i) à l’accès Internet ou au réseau du Client ; (ii) à une mauvaise configuration du poste ou du système du Client ; (iii) aux cas de force majeure ; (iv) au défaut de collaboration du Client pour le diagnostic des anomalies relevant de son périmètre.

En cas de non‑atteinte du taux garanti, le Client peut bénéficier d’un avoir selon le barème de l’Annexe 2 - SLA, sur demande formulée dans les 30 jours suivant la fin du mois concerné.

I.16.2. Pénalités

En cas de non‑atteinte du taux de disponibilité garanti (art. 17.1), le Client peut obtenir un crédit de service conformément au barème prévu à l’Annexe 2 - SLA. La demande doit être formulée dans les trente (30) jours suivant la fin du mois concerné. Ces crédits constituent le seul et unique recours du Client au titre d’un manquement aux engagements de disponibilité.

I.16.3. Responsabilité du Client

Le Client garantit que les Données stockées sur son compte ne portent pas atteinte aux droits des tiers, notamment de propriété intellectuelle, ou de droits à l’image ou autres droits de la personnalité.

En particulier, l’Utilisateur s’engage à ne pas stocker sur son Compte de données :

✔ qui soient contraires aux lois et règlements, en général à l'ordre public et aux bonnes mœurs ;

✔ comprenant des éléments protégés par le droit d'auteur ou tout autre droit de propriété intellectuelle, sauf autorisation des ayants droits.

En aucun cas, QHSE.ai ne saurait voir sa responsabilité engagée à la suite de toute action ou tout recours de tiers, notamment du fait d’informations, d’images, de sons, de textes, de vidéos et plus généralement de toutes Données hébergées sur le compte du Client, et qui seraient contraires aux législations et réglementations en vigueur, notamment en matière de droits d’auteurs, marques, noms commerciaux, droit à l’image des biens ou des personnes. Le Client garantira QHSE.ai à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par un tiers de ce fait.

En sa qualité d’hébergeur de données, QHSE.ai se réserve le droit de supprimer tout contenu illicite faisant l’objet d’une demande de suppression au titre de l’article 6.IV de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique. QHSE.ai pourra également supprimer ou modifier tout contenu manifestement illicite ou susceptible d’engendrer une responsabilité civile ou pénale et/ou de porter atteinte à des droits de tiers. Le cas échéant, il en informera le Client.

En outre, en cas de stockage de contenu illicite ou en infraction avec les dispositions légales en vigueur susceptible d’engendrer une responsabilité civile ou pénale et/ou susceptible de porter atteinte à des droits de tiers, QHSE.ai se réserve la faculté d’interrompre l’accès à la Solution sans délai et sans mis en demeure préalable et de résilier immédiatement et de plein droit le Contrat sans préjudice des dommages et intérêts auxquels QHSE.ai pourrait prétendre.

Le Client s'engage à ce que son utilisation de la Solution n'affecte ni ne compromette la stabilité, la sécurité et la qualité des réseaux, de la bande passante ou des infrastructures de QHSE.ai, des autres Clients de QHSE.ai ou des tiers. Dans le cas où QHSE.ai constaterait que l’utilisation de la Solution par le Client met en péril ou altère la stabilité, la sécurité et la qualité des réseaux, de la bande passante ou des infrastructures de QHSE.ai, des autres Clients de QHSE.ai ou des tiers, QHSE.ai se réserve le droit de suspendre, voire d'interrompre l’hébergement du compte Client, y compris sans notification préalable.

I.17. Conditions Financières

I.17.1. Redevance de Service

En contrepartie de l’accès à la Solution, du Support et des Services Optionnels, le Client règle une redevance forfaitaire (« Redevance de Service ») dont le montant est indiqué à la Commande. Ce montant couvre le volume de requêtes, les fonctionnalités et l’espace de stockage précisés. Toute évolution du périmètre (ajout de services, augmentation de stockage, intégration de nouvelles fonctionnalités) fait l’objet d’une Commande distincte et d’un ajustement de la Redevance.

QHSE.ai peut réviser le montant de la Redevance à l’échéance de l’Abonnement. Le nouveau tarif est communiqué au Client avec un préavis de trente (30) jours et s’applique uniquement à la période de renouvellement, sauf dénonciation de l’Abonnement conformément à l’article 4.

I.17.2. Modalités de paiement

L’Abonnement est conclu pour une durée ferme (un (1) an ou deux (2) ans selon la formule choisie). Le règlement s’effectue par prélèvements successifs (mensuels, annuels ou bi-annuels), à terme à échoir. Le paiement mensuel ne réduit pas l’engagement contractuel : le Client reste redevable de l’intégralité du montant correspondant à la période d’Abonnement souscrite. En cas de résiliation anticipée non prévue aux présentes, toutes les sommes dues jusqu’au terme deviennent immédiatement exigibles.

Les moyens de paiement acceptés varient selon la localisation du Client :

• Prélèvement bancaire (SEPA),
• Carte bancaire,
• Virement bancaire.

D’autres moyens (ex. Paypal, chèque) peuvent être proposés sous réserve de disponibilité locale et d’accord préalable de QHSE.ai.

Les frais bancaires liés à un rejet de paiement sont à la charge du Client, outre une indemnité forfaitaire de 10 euros par incident. En cas de retard de paiement, des intérêts au taux légal s’appliquent de plein droit, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros (article L441‑10 du Code de commerce).

À défaut de règlement dans un délai de sept (7) jours après relance, QHSE.ai peut suspendre l’accès à la Solution. Cette suspension ne constitue pas une résiliation imputable à QHSE.ai et n’ouvre pas droit à indemnité pour le Client. QHSE.ai conserve en outre le droit de procéder à une résiliation anticipée dans les conditions prévues aux présentes.

I.18. Données

I.18.1. Propriété des Données

Toutes les Données mises en ligne par le Client restent la propriété exclusive de ce dernier. Le Client concède, en tant que de besoin, à QHSE.ai et à ses sous-traitants une licence non exclusive et mondiale, gratuite et sous‑licenciable aux sous‑traitants lui permettant d'héberger, de mettre en cache, de copier et d'afficher lesdites Données aux seules fins de l'exécution des Prestations et exclusivement en association ou à l'occasion de ceux-ci.
La présente licence prendra fin automatiquement à la cessation du présent Contrat, sauf nécessité de poursuivre l'Hébergement des Données et leur traitement, notamment dans le cadre de la mise en œuvre des opérations de réversibilité.
Le Client déclare et garantit qu'il dispose de toutes les autorisations nécessaires à l'exploitation des Données et qu'il peut en concéder librement licence dans les termes susvisés à QHSE.ai et à ses sous-traitants.

I.18.2. Accès aux Données

QHSE.ai pourra, afin d’honorer ses obligations au titre du Contrat (support, maintenance, développements spécifiques), accéder aux Données et, le cas échéant, les extraire ou les reproduire sur un environnement externe. Le Client reconnaît que cet accès est inhérent à l’exécution contractuelle.

QHSE.ai informe le Client en cas d’extraction/reproduction externe, en précisant la finalité, la durée et la localisation. L’accès est limité aux personnes dûment habilitées, soumises à une obligation contractuelle de confidentialité. Ces opérations sont encadrées par un avenant de sous‑traitance conforme à l’art. 28 RGPD, précisant notamment la localisation des traitements, les mesures de sécurité mises en place, la liste des sous‑traitants et les droits d’audit du Client.

I.18.3. Durée de conservation des Données

Sous réserve des dispositions applicables aux données à caractère personnel, comme indiqué ci-dessous, les Données sont conservées pendant toute la durée de l’Abonnement. À la cessation du Contrat, les dispositions de l’article « Conséquences de la Cessation du Contrat » s’appliqueront.

I.18.4. Données à caractère personnel

QHSE.ai agit en qualité de sous‑traitant (au sens de l’art. 28 RGPD) pour les Données Client traitées via la Solution, conformément aux instructions du Client et à l’avenant de sous‑traitance. En revanche, QHSE.ai agit en qualité de responsable de traitement pour les données nécessaires à la gestion des Comptes Clients, de la facturation, du support contractuel et de la prospection commerciale. Ces traitements sont encadrés par la Politique de Protection des Données Personnelles accessible sur le site QHSE.ai.

I.19. Propriété Intellectuelle

La Solution QHSE.ai (logiciels, modèles d’IA, bases/structures de données, API, interfaces, documentations, marques et savoir-faire) demeure la propriété exclusive de QHSE.ai.

Le Client bénéficie, pendant la durée de l’Abonnement, d’une licence personnelle, non exclusive et non cessible, limitée à ses besoins internes, autorisant aussi la communication des Résultats à des tiers légitimes (auditeurs, autorités, assureurs, clients concernés) et à des fins de communication commerciale, sous réserve du respect des règles et mentions de source applicables.

Sont interdits toute mise à disposition non autorisée, extraction substantielle des bases, ingénierie inverse, contournement des mesures de sécurité, benchmark public sans accord écrit et utilisation pour entraîner des modèles d’IA tiers

Le Client reste propriétaire de ses Données/Contenus et concède à QHSE.ai les droits strictement nécessaires à l’exécution du Service.

Les Résultats générés sont concédés au Client à titre non exclusif dans ce périmètre, à l’exclusion de toute revente ou intégration dans un service concurrent.

QHSE.ai ne fournit que les exportations de données légalement requises (portabilité minimale RGPD et réversibilité contractuelle) et aucune exportation de données n’est disponible en Offre Découverte ou pendant la période d’essai.

Pour les Prestations spécifiques, sauf stipulation contraire et paiement intégral, les livrables sont concédés au Client par licence non exclusive pour l’usage défini à la Commande, toute cession intégrale nécessitant un avenant et une rémunération complémentaire.

QHSE.ai conserve en toute hypothèse la propriété de ses antériorités, composants génériques réutilisables, méthodes et savoir-faire, y compris lorsqu’ils sont incorporés aux exportations de données.

I.20. Résiliation de l’Abonnement

Chaque Partie peut mettre un terme à l’Abonnement à son échéance, comme indiqué à l’article « Durée » via le compte utilisateur ou par écrit.

Par ailleurs, chaque Partie peut résilier l’Abonnement de façon anticipée en cas de manquement grave de l’autre Partie à l’une des obligations suivantes :

• Paiement des redevances de Service ;
• Défaillance grave et répétée de QHSE.ai à ses obligations au titre de la Solution, du Support ou de l’Hébergement ;
• Défaillance grave et répétée de QHSE.ai à ses engagements de disponibilité de la Solution ;
• Violation des obligations en matière de protection et de traitement des Données Personnelles, ayant un impact significatif pour l’autre Partie ;
• Manquement du Client à ses obligations prévues aux articles 17.3 (Responsabilité du Client) et 19 (Données).

Cette résiliation ne pourra être prononcée qu’à défaut pour la Partie défaillante de remédier au manquement dans le délai d’un (1) mois après la mise en demeure par email ou courrier recommandé avec AR notifiant l’existence dudit manquement adressée par la Partie victime du manquement.

QHSE.ai se réserve le droit de résilier unilatéralement l’abonnement ou l’accès aux services d’un utilisateur, sans préavis ni remboursement, en cas de violation des présentes CGS, d’utilisation abusive de la solution (telle que la fourniture de données erronées ou l’usage frauduleux), ou en cas de nécessité liée à la sécurité ou à la conformité réglementaire de la solution.

Fin de forfait : la formule gratuite expire après épuisement de crédit de requêtes ou au bout de la durée d’essai fixée lors de la création du compte (hors codes promotionnels).

I.21. Conséquences de la fin de l’Abonnement

Dès la cessation de l’Abonnement, pour quelque cause que ce soit, le Client devra payer dans un délai de 30 jours toutes sommes restant dues à QHSE.ai au titre de l’Abonnement en cours, et jusqu’à son terme initial.

Les redevances payées au titre de la période contractuelle en cours resteront acquises à QHSE.ai, sans remboursement possible.

En cas de cessation des relations contractuelles, pour quelque cause que ce soit, le Client pourra, sur demande écrite, récupérer l’ensemble des Données hébergées sur la Solution, et ce dans un délai maximum de 30 jours à compter de la cessation du Contrat. Ces Données seront transmises au format stocké sur QHSE.ai, pour les Données personnelles (ex : images, pdf, word), ou sous format JSON pour les autres Données.

À défaut de demande de restitution dans le délai susvisé, et après rappel resté sans réponse pendant un délai supplémentaire de 60 jours, QHSE.ai pourra détruire l’ensemble des Données hébergées sur la Solution, ce que le Client reconnaît.

I.22. Responsabilité

I.22.1. Périmètre de responsabilité

Compte tenu du haut degré de technologie mis en œuvre, il est expressément convenu entre les parties que QHSE.ai n'est tenu que d’une obligation de moyens. En conséquence, sa responsabilité ne pourra être engagée que sur une faute de sa part prouvée par le Client.
Tous manquements aux obligations de disponibilité de la Solution sera exclusivement réparé selon les règles prévues aux articles « Hébergement ».
Le Client s’oblige à prendre toutes mesures pour éviter qu’un dommage quelconque ne résulte pour lui d’une atteinte aux Données publiées sur la Solution et notamment à procéder à toute sauvegarde utile de ces Données.
Pour sa part, QHSE.ai s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables de sécurité afin de protéger ses serveurs de toute contamination des données du Client et des intrusions malveillantes de tiers.

I.22.2. Limitation de responsabilité

Il est expressément stipulé que les propositions, préconisations, suggestions et résumés générés par QHSE.ai dépendent directement de facteurs échappant au contrôle de QHSE.ai, incluant sans s'y limiter la pertinence, l'exhaustivité et la fiabilité des informations fournies par le client (textes intégrés, description de son activité, personnalisation), les compétences de l'utilisateur en matière de QHSE et de rédaction, ainsi que la qualité du "Prompt IA" mis en œuvre, le tout étant intrinsèquement lié à la nature non-prédictive de l'Intelligence Artificielle Générative.

QHSE.ai ne saurait donc en aucun cas être responsable d’une erreur d’analyse due à la communication de documents erronés, à l’omission de communication de certains documents ou données, ou de toute autre erreur dû à des événements extérieurs à sa volonté ou dépendant du client.

QHSE.ai ne saurait être tenu responsable des conséquences des décisions prises par l’utilisateur sur la base des informations fournies par la solution. Les recommandations fournies par QHSE.ai, basées sur des algorithmes d’intelligence artificielle, dépendent de la qualité et de l’exactitude des données fournies par l’utilisateur. QHSE.ai ne garantit pas l’absence d’erreurs ou d’omissions dans les recommandations générées par l’IA, et l’utilisateur est tenu de vérifier leur conformité avec la réglementation applicable avant toute mise en œuvre.

Ainsi, l’utilisateur reconnaît que :

• Il demeure seul responsable des choix et décisions prises dans le cadre de sa gestion QHSE.
• Il a pris connaissance de cette clause et l’a acceptée lors de sa Commande.

QHSE.ai n’offre aucune garantie expresse ou tacite quant aux résultats des contenus générés ou à la validation par les administrations de contrôle des suggestions générées. QHSE.ai ne sera en aucun cas responsable en cas de refus de validation de dossier par ces dernières.

En tout état de cause et nonobstant toute clause contraire, la responsabilité totale de QHSE.ai au titre d’une Commande, tout dommage confondu, ne pourra excéder la somme effectivement perçue par QHSE.ai au titre de ladite Commande pendant une période de douze (12) mois précédant le sinistre. Le client déclare accepter la présente limitation de responsabilité en parfaite connaissance des risques encourus. La mise en œuvre de cette clause constitue pour QHSE.ai une condition essentielle sans laquelle elle n’aurait pas accepté de mettre à disposition la solution.

En outre, la responsabilité de QHSE.ai ne pourra en aucun cas être recherchée en cas :

− de modification de tout ou partie du code source de la Solution ou de toute prestation de maintenance de la Solution par un prestataire tiers ;

− du non respect des prérequis techniques de QHSE.ai, ou d’utilisation de la Solution en lien avec des programmes ou données de tiers non expressément avalisés par QHSE.ai ; et susceptibles d'affecter les Données du Client ou le fonctionnement de la Solution.

Il est en outre interdit d’utiliser les résultats ou sorties de la Solution pour revendiquer ou certifier une conformité réglementaire sans validation ou revue humaine appropriée.

I.23. Références commerciales

Par l’acceptation des présentes Conditions Générales, le Client autorise expressément QHSE.ai à le citer en référence et à reproduire son logo ou sa marque sur son site internet et ses documents commerciaux. Le Client peut toutefois demander à tout moment le retrait de cette référence (ex. confidentialité de certains marchés ou secteurs).

I.24. Force Majeure

Aucune des Parties ne pourra engager la responsabilité de l’autre si l’exécution d’une commande est retardée ou empêchée en raison d’un cas de force majeure, d’un cas fortuit ou d’une cause extérieure, tel que notamment les catastrophes naturelles, grèves, conflits sociaux, état de guerre, tremblement de terre, foudre, feu, explosions, interventions des autorités gouvernementales, dégâts des eaux, mauvais fonctionnement ou interruptions du réseau électrique, internet ou de télécommunication, blocage des moyens de transport, terrorisme, épidémie ou pandémie reconnue par l’oms ou les autorités gouvernementales, destruction des équipements informatiques et notamment des locaux du serveur, lois ou décrets incompatibles avec l’exécution du contrat, décès d’un homme-clé de QHSE.ai, tel que son dirigeant de droit ou de fait, ou son directeur technique, ne pouvant être remplacé immédiatement.

La Partie empêchée par un cas de force majeure doit le notifier à l’autre Partie par lettre recommandée avec avis de réception dès la prise de connaissance dudit cas de force majeure. Sauf décision contraire d’un commun accord entre les Parties, les obligations de chaque Partie seront suspendues à compter de cette notification.

Si le cas de force majeure se poursuit pendant plus de trois (3) mois suivant cette notification, chaque Partie pourra librement mettre un terme à la commande en cause par l’envoi à l’autre Partie d’une lettre recommandée avec avis de réception. Chacune des parties aura alors la faculté de résilier de plein droit le présent contrat, sans dommages et intérêts de part et d'autre.

I.25. Sous-Traitance

QHSE.ai est en droit de sous-traiter tout ou partie du Contrat à des tiers, tout en demeurant seul responsable vis-à-vis du Client de l’exécution de ses obligations.

Pour garantir la transparence (art. 28 RGPD), QHSE.ai publie et met à jour une liste des sous‑traitants annexée aux présentes (Annexe 3 - 5). Le Client est informé de toute modification significative de cette liste et dispose d’un droit d’objection motivé, à exercer dans un délai de trente (30) jours.

I.26. Cession

Le présent contrat ne pourra faire l’objet d’une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, par l’une des Parties, sans l’accord écrit et préalable de l’autre Partie, sauf en cas de transfert de l’activité de QHSE.ai à un tiers, sous quelque forme que ce soit (cession de fonds de commerce, fusion, acquisition), sous réserve de la reprise des engagements contractuels par le Cessionnaire, et dès lors que le Client en aura été préalablement informé par QHSE.ai. Le changement de contrôle d’une Partie ne sera pas considéré comme un cas de cession de contrat au sens du présent article.
En cas de cession par QHSE.ai, et par dérogation expresse à l’article 1216-1 du Code Civil, le cessionnaire reprend l’ensemble des obligations envers le Client au titre de l’exécution, passée ou future, du Contrat cédé.

I.27. Divisibilité des dispositions contractuelles

Tout événement affectant, pour quelque cause que ce soit, l’existence d’une stipulation contractuelle, notamment suppression, impossibilité d’exécution ou invalidation par décision de justice, séparable des autres dispositions des présentes, ne porte pas atteinte au caractère obligatoire de l’exécution par les parties des autres stipulations des présentes conditions générales.

I.28. Non-Renonciation

Dans l’éventualité où l’une quelconque des parties n’appliquerait pas ou ne réclamerait pas l’application par l’autre partie de l’une quelconque des dispositions des présentes, cette attitude ne pourrait être interprétée comme une renonciation à cette application, et ne porterait pas atteinte aux droits respectifs des parties.

I.29. Droit applicable - Litiges

Le présent contrat est soumis au droit français.

Les Parties conviennent de s’efforcer de régler à l’amiable tous les différends nés de la conclusion, de l’interprétation, de l’exécution, ou de la cessation des présentes. Dès la survenance d’un litige, les Parties se réuniront dans un délai d’un mois à compter de la notification du différend par l’une des Parties à l’autre Partie par courrier recommandé avec AR. La réunion de conciliation devra mettre en présence au moins un représentant de chaque Partie. Elle pourra se tenir à distance, par tout moyen de télécommunication approprié. À défaut d’accord amiable dans un délai d’un mois à compter de la réunion de conciliation, chaque Partie recouvrera sa pleine et entière liberté d’action.

À défaut d'accord amiable dans les conditions prévues à l'alinéa précédent, tout litige entre les parties relatifs à la conclusion, l'interprétation, l'exécution ou la cessation du contrat, pour quelque cause que ce soit, ainsi que toutes les suites qui pourraient en résulter, sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce d’Aurillac, nonobstant appel en garantie ou pluralité de défendeurs, y compris dans le cas de procédures d'urgence ou conservatoires, en requête ou en référé.

PARTIE II. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AUX SERVICES OPTIONNELS

Les dispositions de la présente Partie II s’appliquent aux Services Optionnels pouvant être souscrits par le Client lors de son Abonnement, et dans les limites (notamment fonctionnelles) prévues à la Commande.

II.1. Gestion multi sites

Dans le cadre de l’option « Gestion multi sites », le Client a la possibilité de scinder et d’organiser ses données par établissement distinct. Chaque établissement peut disposer de son propre espace de gestion, permettant une consultation et un suivi différenciés.

Cette option inclut la possibilité pour le Client d’ouvrir des comptes utilisateurs supplémentaires, avec des droits d’accès spécifiques définis par le Client, afin d’assurer une administration autonome de chaque site.

L’étendue des fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs supplémentaires ouverts au titre de cette option sont déterminés dans la Commande. Le Client demeure responsable de l’attribution, de l’utilisation et du paramétrage des droits d’accès des utilisateurs créés dans le cadre de la Gestion multi sites.

II.2. Utilisateurs supplémentaires

Dans le cadre de l’option « Utilisateurs supplémentaires », le Client peut obtenir la mise à disposition de comptes additionnels permettant à un nombre accru d’utilisateurs d’accéder à la Solution.

Les modalités (nombre d’utilisateurs, fonctionnalités accessibles, conditions tarifaires) sont précisées dans la Commande.

Le Client demeure responsable de la gestion des comptes ainsi créés, de l’attribution des droits d’accès correspondants et de l’usage qui en est fait par ses utilisateurs.

II.3. Volumes importants et amélioration de performance

Dans le cadre de l’option « Gestion des volumes importants », QHSE.ai met à disposition du Client un dispositif technique spécifique permettant le traitement et le stockage de données en grande quantité, sans altération de la performance de la Solution.

Cette option repose sur le développement et la mise en œuvre d’architectures techniques adaptées, dont les modalités (capacité de traitement, limites, conditions tarifaires) sont précisées dans la Commande.

Le Client demeure responsable du respect des seuils convenus et de l’utilisation conforme de la Solution dans ce cadre.

II.4. Juridictions multiples et de spécificités sectorielles

Dans le cadre de l’option « Juridictions multiples et spécificités sectorielles », le Client bénéficie de l’intégration de données réglementaires issues de différentes juridictions ainsi que de la prise en compte de normes propres à certains secteurs d’activité.

Cette option peut nécessiter la connexion à de nouvelles API, l’intégration de documents sectoriels spécifiques ou le développement de modules complémentaires, dont les modalités techniques et financières sont précisées dans la Commande.

Le Client demeure responsable de la sélection des juridictions et secteurs à intégrer, ainsi que de la conformité de l’utilisation qui est faite des données ainsi mises à disposition.

II.5. Stockage local ou infrastructure interne pris en charge

Dans le cadre de l’option « Stockage local / On Premise », la Solution peut être installée et hébergée directement sur l’infrastructure interne du Client, en lieu et place de l’hébergement sur les serveurs de QHSE.ai. Cette option implique une installation technique spécifique, selon les modalités prévues dans la Commande, et peut nécessiter des prérequis matériels ou logiciels communiqués préalablement.

Le Client demeure responsable du maintien en conditions opérationnelles de son infrastructure interne, de la sécurité des Données stockées localement, du patching des systèmes, de la réalisation de sauvegardes régulières, ainsi que de la supervision et du monitoring de son environnement.

Le périmètre du support fourni par QHSE.ai en mode on‑premise est limité aux composants applicatifs de la Solution. L’infrastructure, les sauvegardes et la sécurité de l’environnement local restent sous la responsabilité du Client.